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Justifica-se o trabalho sob dois aspectos: 1. A formação do estudante- a sistematização de acervos fotográficos (conservação e documentação) tem sido a demanda mais frequente em instituições de memória, assim observado pelos profissionais da área (museólogos, arquivistas, bibliotecários, etc). De tal modo, o preparo para esta atividade vem se impondo aos conservadores e museólogos, em especial, nas últimas duas décadas. Há várias razões. A mais imediata é a mudança do processo fotográfico, de fotoquímico para digital, em finais dos anos de 1980 (IBRAM, 2010). Progressivamente, negativo e positivo impresso foram sendo substituídos pelo arquivo digital. De tal modo, hoje, o que há nas instituições em processo fotoquímico já é um acervo histórico, haja vista a representatividade de um processo, que deixou de ser o usual. Por outro lado, também o é porque a mudança do processo determinou a mudança do modo de fotografar e outras funções surgiram (SORLIN, 2009). O trabalho sobre coleções de fotografias históricas faz-se, assim, uma emergência nas instituições de memória e arquivos e demanda, na sua sistematização, urgente caráter conservador e documental. 2. A historicidade da coleção CCS - esta coleção é constituída de 5.528 exemplares em papel, de fotografias pb e cor , dentre os quais há 4 fotolitos e 598 exemplares em pb. Estende-se do ano de 1970 até 2006, estando a maior concentração entre os anos de 2002 e 2006. São fotografias originadas para ilustrar as pautas da comunicação social da UFPel e, portanto, constituem registros dos fatos que durante a existência da Instituição foram considerados importantes de serem noticiados. O conjunto apresenta valor histórico, autenticidade, evidente vínculo com a história da fotografia e alguns exemplares raros. Há informação sobre o processo, estúdios e fotógrafos e refere vários fatos da cidade e da nação. Não há, no entanto, informação associada e poucos exemplares (pouco mais de 20%) contém identificação e datação.O conjunto exemplifica um fato recorrente em coleções fotográficas: a dissociação. Este fato é um agente deletério cada vez mais frequente. O estudante envolvido no processo estará atuando, portanto, com dificuldades próprias dos conjuntos arquivísticos nas instituições e enfrentará na prática os problemas e soluções usuais. O conjunto também motiva a pesquisa e o ingresso da coleção fez-se na Fototeca, que existe como um projeto de extensão continuada. Portanto, o projeto objetiva, em uma situação concreta de documentação, aprofundar conteúdos relevantes para a formação do conservador e museólogo, colocando os estudantes em contato com uma circunstância cada vez mais recorrente nas instituições de memória e nos arquivos. Simultaneamente, oportuniza a experiência de uma experiência acadêmica na qual se coadunam demandas investigativas e valores extensionistas. A documentação solicitará aos estudantes que entrem em contato com a comunidade para a identificação das fotografias e que estudem procedimentos que melhor respondam às questões de conservação dos exemplares.

1. Definição da tipologia do acervo - este procedimento corresponde ao estudo de ingresso da coleção na Fototeca. Segue o método da sistematização proposta por Luís Pavão (1989). Fundamenta-se no reconhecimento de cada exemplar como:
1.1. Documento fotográfico
Fotografias originais (processos fotomecânicos e fotográficos)
1.2. Documentos não fotográficos
Atas, cartas, anotações, telegramas, recortes de jornais, convites, impressos em geral e outros relacionados aos documentos fotográficos.
1.3. Reproduções
Arquivos eletrônicos e processos de fotocópia de originais fotográficos ou fotomecânicos.

2. Definição das coleções - consiste em procedimento metodológico de constituição de acervo a partir das orientações contidas nos Roteiros Práticos (IBRAM). A Fototeca admite e guarda as coleções das Faculdades e Escolas que fundaram a Universidade Federal de Pelotas e de outras instâncias que geraram documentação sobre a UFPel.

3. Conservação Física - seguindo os princípios de Baruky e Coury (2004) observam-se os procedimentos para constituir e aplicar os métodos de conservação dos exemplares. Estes implicam nos procedimentos de registro do estado de conservação, higienização, embalamento e armazenamento.
4. Implantação na base de dados
O sistema relacional de administração de banco de dados utiliza as ferramentas disponíveis no site da Fototeca Memória da UFPel que permite o desenvolvimento de aplicações que podem ser suportadas pela interface a ser utilizada pelos usuários. Os aplicativos desenvolvidos podem rodar numa rede de computadores e os dados armazenados pelo sistema podem ser publicados na Intranet.
5. Acessibilidade das coleções - a funcionalidade que demanda estudo é a acessibilidade das coleções se dá por meio da:
5.1. Base de dados: site que disponibiliza as coleções em listas. Dá acesso irrestrito e demanda revisão de procedimentos.
5.2. Catálogo - ao final da sistematização o projeto prevê a publicação do catálogo da coleção, que será entregue à CCS.

1. Formação interdisciplinar dos estudantes envolvidos. 2. Experiência em um projeto no qual a indissociabilidade entre ensino, pesquisa e extensão é dada na prática dos procedimentos e na demanda de tratamento que o objeto exige. 3. Compreensão da interdepência entre conservador e museólogo quando atuantes em instituições de memória. 4. Sistematização integral de um acervo histórico-memorial de relevância para a Universidade Federal de Pelotas. 5. Trabalho de cooperação entre uma unidade de ensino (ICH) e uma unidade administrativa (CCS). 6. Impacto no registro da histórica da UFPel. 7. Geração de um catálogo sistematizado sobre as gestões universitárias da fundação da UFPel a metade da década de 2000.

Os estudantes atuarão em duplas, com horários pré-definidos. Cada dupla deve fazer constar em ficha específica o resultado do seu trabalho semanal. A cada 15 dias as fichas serão revisadas pela coordenadora. As orientações com as professoras colaboradoras são semanais. A cada semana a Profa. Nóris Leal revisa e orienta o processo de documentação e a Profa. Silvana Bojanoski revisa e orienta a conservação física. A coordenadora supervisiona o trabalho semanalmente e fornece às representantes da CCS os resultados, que são avaliados por estas.