Nome do Projeto
Mapeamento de Processos e Elaboração de Manuais. Secretaria de Fazenda, Prefeitura Municipal de Pelotas
Ênfase
Extensão
Data inicial - Data final
15/07/2020 - 26/02/2021
Unidade de Origem
Coordenador Atual
Área CNPq
Engenharias
Eixo Temático (Principal - Afim)
Tecnologia e Produção / Tecnologia e Produção
Linha de Extensão
Gestão pública
Resumo
O mapeamento de processos é uma condição imprescindível na gestão administrativa, uma vez que proporciona elementos para poder otimiza-los, promover uma memória organizacional, e desencadear a melhoria continua de maneira geral. Assim, a Secretaria Municipal da Fazenda da Prefeitura Municipal de Pelotas procurou na Universidade Federal de Pelotas um convênio específico para realizar o mapeamento de processos. No presente projeto é proposto a realização do mapeamento de processos da Secretaria em dois setores, que possuem por sua vez dois setores cada. As metas físicas do projeto consistem nos referidos mapeamentos e análises, a elaboração de um manual padronizado dos processos, e a capacitação dos funcionários dos 04 setores envolvidos.
Objetivo Geral
Padronizar os processos da Secretaria Municipal da Fazenda - SMF, conforme condições e especificações estabelecidas neste projeto.
O projeto possui os seguintes objetivos específicos:
Mapear os processos dos dois departamentos, que possuem 2 setores cada, a fim de criar um manual padronizado contendo todas as informações necessárias para realizar as atividades requeridas.
Capacitar os funcionários dos 4 setores para que estes consigam entender a metodologia contida no manual, a fim de realizar as tarefas padronizadas e torná-las eficientes e eficazes.
O projeto possui os seguintes objetivos específicos:
Mapear os processos dos dois departamentos, que possuem 2 setores cada, a fim de criar um manual padronizado contendo todas as informações necessárias para realizar as atividades requeridas.
Capacitar os funcionários dos 4 setores para que estes consigam entender a metodologia contida no manual, a fim de realizar as tarefas padronizadas e torná-las eficientes e eficazes.
Justificativa
A gestão de processos vai ser implementada na Secretaria da Fazenda da Prefeitura Municipal de Pelotas com o intuito de otimizar as rotinas de trabalho, padronizar processos, capacitar servidores, evitar o retrabalho e ainda fomentar a transparência e a sustentabilidade no serviço público. Por meio do conhecimento dos seus processos, a organização tem a possibilidade de melhorá-los a fim de prestar melhores serviços à sociedade. Sendo assim, baseada nas informações acima o projeto em questão visa proporcionar ao Órgão Público a concretização dos objetivos trazidos pela aplicação de um mapeamento de processos.
Metodologia
A metodologia a ser adotada baseia-se no encontro semanal entre a equipe de funcionários da contratada para executar os planos de execução do que foi registrado no cronograma de atividades. O qual será apresentado, e se aprovado pela contratante será executado em sua plenitude. Serão utilizadas ferramentas de métodos ágeis para a organização da equipe, como o método Scrum.
No que se refere ao contato com a contratante este se dará diário. Além da demonstração das evoluções que ocorreram ao longo do projeto. Utilizando para o projeto de execução conceitos encontrados em livros científicos e acadêmicos, como BPM CBOK.
A metodologia é separada em fases de atuação do mapeamento requerido.
No que se refere ao contato com a contratante este se dará diário. Além da demonstração das evoluções que ocorreram ao longo do projeto. Utilizando para o projeto de execução conceitos encontrados em livros científicos e acadêmicos, como BPM CBOK.
A metodologia é separada em fases de atuação do mapeamento requerido.
Indicadores, Metas e Resultados
Semanalmente será entregue, com a devida antecedência, o planejamento das atividades que serão realizadas na semana subsequente.
Após a conclusão de cada etapa, serão elaborados relatórios com as informações obtidas com as análises e entregue para os devidos responsáveis da parte contratante. Serão realizadas reuniões para apresentar e discutir os resultados alcançados.
Ao final do projeto serão entregues quatro apostilas de mapeamento dos processos realizados em cada um dos setores descritos na metodologia do projeto.
As metas físicas do projeto consistem nos referidos mapeamentos e análises, a elaboração de um manual padronizado dos processos, e a capacitação dos funcionários dos 04 setores envolvidos.
Após a conclusão de cada etapa, serão elaborados relatórios com as informações obtidas com as análises e entregue para os devidos responsáveis da parte contratante. Serão realizadas reuniões para apresentar e discutir os resultados alcançados.
Ao final do projeto serão entregues quatro apostilas de mapeamento dos processos realizados em cada um dos setores descritos na metodologia do projeto.
As metas físicas do projeto consistem nos referidos mapeamentos e análises, a elaboração de um manual padronizado dos processos, e a capacitação dos funcionários dos 04 setores envolvidos.
Equipe do Projeto
| Nome | CH Semanal | Data inicial | Data final |
|---|---|---|---|
| ABIMAEL DA SILVA FIDENCIO JUNIOR | |||
| ALEJANDRO MARTINS RODRIGUEZ | 5 | ||
| ALINE BARRETO NASCIMENTO | |||
| CAIO MONTERO DA SILVA | |||
| ERICA DA SILVA | |||
| EVERTON ANGER CAVALHEIRO | 16 | ||
| Evander Barboza Almeida | |||
| JULIANA TORRES SILVEIRA | |||
| LARISSA BORGES DE PAULI | |||
| LARISSA MEDIANEIRA BOLZAN | 4 | ||
| LIVIA ROSA DO NASCIMENTO | |||
| LUIZA COUTINHO PEREIRA | |||
| MARCO ARTUR ISLABÃO CERONI | |||
| MARINA FURQUIM BADIM ROGERIO IOKOIAMA | |||
| MOISES RIBEIRO FERREIRA | |||
| RAFAEL MONTEIRO BOTELHO | |||
| SAMIRA LUCAS SILVEIRA | |||
| THAIURY CARDOZO E CARDOSO |
Recursos Arrecadados
| Fonte | Valor | Administrador |
|---|---|---|
| Secretaria Fazenda | R$ 53.085,00 | Fundação Delfim Mendes da Silveira |
Plano de Aplicação de Despesas
| Descrição | Valor |
|---|---|
| Bolsas | R$ 23.800,00 |
| Outros encargos | R$ 5.250,00 |
| Hospedagem e alimentação | R$ 1.800,00 |
| Manutenção de máquinas e equipamentos | R$ 600,00 |
| Reprodução de documentos | R$ 1.000,00 |
| Despesa administrativa da fundação de apoio | R$ 8.400,00 |
| Passagens e despesas com locomoção | R$ 3.472,00 |
| Material de expediente | R$ 1.440,00 |
| Material de limpeza | R$ 740,00 |
| Combustíveis e lubrificantes | R$ 300,00 |
| Equipamentos e material permanente (móveis, máquinas, livros, aparelhos etc.) | R$ 6.283,00 |