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Atualmente, o Curso de Engenharia de Produção conta com aproximadamente 500 alunos de graduação devidamente matriculados. Estima-se que o número de alunos passará de 650 nos próximos anos, considerando que trata-se de um curso novo na universidade tendo recém formado sua primeira turma em 2014/2. Também é de conhecimento que o projeto pedagógico do Curso de Engenharia de Produção contempla a necessidade de integralização de 200 horas de atividades complementares por aluno. Assim, espera-se em média, que a cada cinco anos, a secretaria do curso e o coordenador de atividades complementares recebem e avaliam aproximadamente 130 mil horas de atividades complementares ou 26 mil horas por ano. Naturalmente, os alunos não se distribuem de forma equânime no curso, havendo maior concentração nos primeiros anos. Contudo o aluno já inicia o desenvolvimento das atividades complementares desde o primeiro semestre possibilitando a acumulação de processos na secretaria. Somado a isso, sabe-se que os alunos têm o costume de apresentar mais horas de atividades complementares do que o exigido pela grade curricular. Por exemplo, os alunos formados em 2014/2 apresentaram na secretaria em média de 450 horas de atividades. Posto isso, a estimativa de necessidade de avaliação de 26 mil horas de atividades complementares por ano é subestimada. Atualmente a secretaria do curso executa todo o controle de documentação através de planilhas eletrônicas que facilitam o processo, mas mostram-se inadequadas face ao volume de solicitações demandadas. Não obstante, o uso de planilha está suscetível a erros se manuseadas inadequadamente. Conforme o exposto, justifica-se o desenvolvimento de um software que auxilie a tarefa da secretaria e do coordenador de atividades complementares do Curso de Engenharia de Produção com o objetivo de melhor controlar as solicitações e evitar erros no decorrer do processo.

O desenvolvimento deste projeto se dará de acordo com as etapas descritas abaixo:

1. Mapear o processo de solicitação de atividades complementares:

Esta etapa de trabalho visa mapear um processo adequado desde a solicitação das atividades complementares por parte do aluno até o encaminhamento e registro destas atividades no DRA. Assim, primeiramente serão verificadas as exigências regimentais sobre a matéria. Posteriormente, será proposto um processo para solicitação de registro de atividade complementar (SRAC). Este processo será estudado e definido em reuniões com o coordenador de curso, secretária de curso e coordenador das atividades complementares. Espera-se como resultado destes encontros a construção do mapa de processo de SRAC que auxilie o entendimento e elaboração do software.

2. Desenvolver um manual de auxílio ao aluno:

Através da elaboração do processo de SRAC, será possível elaborar um guia ou manual que auxilie o aluno no entendimento de suas obrigações dentro do processo de SRAC. Após elaborado, este manual será disponibilizado por meio eletrônico na página do curso de maneira a orientar os alunos em relação aos procedimentos que precisam ser observados para SRAC. Esta etapa, por ter caráter notoriamente técnico, de elaboração de manual não necessitará de procedimento metodológico específico ou criterioso, podendo ser executada pelo próprio coordenador do projeto.

3. Desenvolver os formulários de apoio ao processo:

Apesar da finalidade do projeto tratar da elaboração de um software de controle das SRACs, sabe-se, previamente, que algumas etapas do processo necessitam de procedimentos manuais. Por exemplo, sabe-se que o DRA da universidade exige documento assinado pelo Coordenador de Curso para efetuar a integralização de carga horária no currículo do aluno. Outro exemplo, sabe-se que o aluno necessita apresentar documento físico comprobatório da atividade complementar realizada. Assim, torna-se inevitável a criação de uma série de formulários padronizados que auxiliem o processo fisicamente. Nesta fase, serão verificadas as exigências regimentais em cada etapa do processo de maneira que os formulários elaborados contemplem todas as informações necessárias ao DRA, ao coordenador de atividades complementares e a secretaria de curso. Entende-se que, nesta etapa de trabalho, a análise e estudo do Regimento de Atividades Complementares do Curso são suficientes para subsidiar a construção dos documentos padronizados supracitados. Os formulários serão desenvolvidos em planilha eletrônica que, na etapa seguinte, serão integradas com o software desenvolvido.

4. Planejar a estrutura de dados e regras que suportarão o software:

Após mapeamento do processo e elaboração dos formulários padronizados, torna-se necessário elaborar a estrutura de dados que dará suporte ao processo e à elaboração do software. Nesta etapa de trabalho será utilizado um banco de dados relacional onde serão informadas as tabelas e chaves primárias do banco de dados.

5. Desenvolver a interface e código fonte do software.:

Por fim, a interface, o código fonte e a integração do software com as planilhas eletrônicas, geradas na etapa anterior, serão elaboradas.

Espera-se que o presente projeto melhore o controle e acompanhamento dos processos de solicitação de atividades complementares, reduzindo erros de cadastro, e avaliação na secretaria do curso de Engenharia de Produção.