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O trabalho com arranjo de arquivos constitui pilar do debate acerca da promoção da cidadania através da preservação da memória e das identidades dos sujeitos sociais. O conceito de cidadania é aqui considerado em seu sentido pleno, qual seja “a formação, informação e participação múltiplas na construção da cultura, da política, de um espaço e de um tempo coletivos” onde a história possui “um papel formadora de identidades” (PAOLI, p. 25).
O Núcleo de Pesquisa em História Regional tem por objetivo geral fomentar a discussão acerca da história local, incentivando a pesquisa acadêmica e promovendo seminários sobre o tema. Recentemente o NPHR tem assumido de forma crescente a responsabilidade de alocar acervos de documentos históricos.
O Arquivo Permanente ou Arquivo Histórico tem um papel essencial na preservação da memória e preservação das identidades que são, por sua vez, elementos indispensáveis da promoção da cidadania, ou seja, da ideia de que temos o direito à memória e o dever, a partir dela, produzir a história.
Existem linhas de pesquisa na área da História voltadas para a organização de acervos de Inventários e Testamentos dada a importância deste tipo de fonte para o conhecimento histórico com temáticas tais como: cultura material, imigração, escravidão, gênero, entre outras.
O Curso de Bacharelado em História da UFPEL, por sua vez, tem como objetivo para a formação do seu egresso preparar historiadores capazes de atuar em arquivos, museus e outras instituições culturais. A organização dos acervos da Universidade é uma oportunidade para os bacharelandos realizarem atividades práticas e estágios na sua área de atuação profissional.

A organização do Acervo da Secretaria da Fazenda de Pelotas necessariamente passa pelas etapas de Planejamento, Execução (Higienização, Acondicionamento, Descrição e Divulgação) e Avaliação.
Planejamento: integração e definição de estratégias com o Grupo de Trabalho do Projeto; diagnóstico técnico do Acervo; apresentação do Projeto aos Docentes e Discentes que colaboram no NPHR; estudos sobre aspectos da administração municipal nos períodos da documentação doada e sobre a organização e pesquisa de Inventários e testamentos com bibliografia específica.
Execução: - Higienização: a higienização é importante para a conservação do material, pois “a sujidade é o agente de deterioração que mais afeta os documentos” (CASSARES, 2000). A higienização deve ser um procedimento de rotina para a Congresso de Extensão e Cultura conservação dos arquivos. A higienização básica de documentos é feita com pincéis, para retirar a sujeira. Também é necessário remover clipes e grampos de metal que danificam os documentos. Como o acervo é composto por livros, a higienização do revestimento e da parte interna dos livros é diferente. As páginas devem ser limpas uma a uma, com pincel. A encadernação pode ser limpa com pincel ou flanela, dependendo do estado do material. - Acondicionamento: higienização e acondicionamento são duas etapas complementares no trabalho de preservação dos documentos. O acondicionamento objetiva, por um lado proteger o documento da ação do tempo para, por outro lado, facilitar o manuseio, que é a ação essencial de todo o arquivo que insere o documento no tempo. Por se tratar de livros de registro, o acondicionamento prevê a elaboração de embalagens personalizadas que serão, posteriormente depositadas em estantes de aço. - Descrição: é a etapa de organização de guias para a consulta dos documentos do arquivo. É a etapa mais demorada, no caso deste acervo, e será acompanhada da técnica de leitura paleográfica do material. Paleografia é, basicamente, o estudo de textos

Tornar o arquivo acessível aos pesquisadores e aos discentes das disciplinas práticas do curso de bacharelado em história.
Aproximar a comunidade escolar ou demais interessados do trabalho realizado no Arquivo Ayala.
Oportunizar desenvolver conhecimento crítico acerca da história local bem como desenvolver uma compreensão histórica, articulando a região com o restante do país e as “realidades” do passado e do presente. Uma das formas de se conectar o Núcleo de Pesquisa em História Regional com a comunidade é através da organização de acervos de documentos da história da Pelotas como no caso do Acervo da Secretaria da Fazenda.
Auxiliar na promoção da cidadania, o que implica ações onde o conhecimento é o meio pelo qual os sujeitos envolvidos reconhecem-se, percebem-se e assumem a luta pela defesa de seus direitos e de suas identidades.
Observação: As atividades desenvolvidas pelo Núcleo de Pesquisa em História Regional relacionadas à organização de acervos são desenvolvidas em parceria com o Instituto Histórico e Geográfico de Pelotas. O IHGPel é uma instituição privada sem fins lucrativos dedicada a recolher, arquivar e divulgar a história da cidade de Pelotas e da Região Sul do Rio Grande do Sul. A identidade temática entre os acervos do IHGPel e do Núcleo de Pesquisa em História Regional oportuniza a colaboração mútua entre eles e a troca constante de experiências, bem como atividades em conjunto de organização de eventos e publicações.

1. As atividades desenvolvidas pelo Núcleo de Pesquisa em História Regional relacionadas à organização de acervos são desenvolvidas em parceria com o Instituto Histórico e Geográfico de Pelotas. O IHGPel é uma instituição privada sem fins lucrativos dedicada a recolher, arquivar e divulgar a história da cidade de Pelotas e da Região Sul do Rio Grande do Sul. A identidade temática entre os acervos do IHGPel e do Núcleo de Pesquisa em História Regional oportuniza a colaboração mútua entre eles e a troca constante de experiências, bem como atividades em conjunto de organização de eventos e publicações.
2. A Organização do Acervo é uma atividade prática das disciplinas de Introdução ao Estudo de Acervos, Organização de Arquivos Históricos e Arquivos Especiais do Curso de Bacharelado em História da UFPEL e este projeto poderá contar com voluntários destas disciplinas para a realização de suas práticas.