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O uso de várias ferramentas de trabalho para o ensalamento, tais como: planilhas em excel para pedido de salas de aula, agenda do Google para registrar os horários de todas as disciplinas em todas as salas, formulário em word para solicitação da Unidade para modificação de salas e e-mails para recebimento dos pedidos, modificações, retornos e confirmações, além da necessidade dos Colegiados de disponibilizar e atualizar as informações de salas de aula para os alunos no Wordpress e murais físicos. Esses trâmites traziam enorme investimento de tempo para manipulação de informações, tanto no momento do pedido enviado pelos Colegiados / Departamentos, bem como no recebimento na SACE, onde poderia ocorrer erros durante a passagem das informações de uma ferramenta para outra.
A centralização de todas essas ferramentas para um único sistema, Cobalto, trouxe benefícios para todas os setores envolvidos, visto que retirou a necessidade de replicação das informações em várias ferramentas, pois o Cobalto já possui as informações desde o início do processo de criação das turmas no CRA / Colegiados / Departamentos, permanecendo assim até o final do processo, onde alunos, professores e Colegiados também passaram a ter as informações no seu próprio login de acesso ao sistema, atualizadas em tempo real, pois quando as salas são atualizadas pela SACE ou Colegiados/Departamentos, todos já recebem a mesma informação no mesmo momento também.

Conforme o PMBOK (2021) - Project Management Body of Knowledge, foi considerado o ciclo de vida da gestão de projetos: início, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, tendo como foco a padronização do sistema de informação utilizado na instituição, Cobalto, identificando os processos, ferramentas utilizadas e reunindo o conhecimentos das diversas áreas envolvidas.
Foi utilizado a abordagem adaptativa, pois durante a elaboração do módulo do sistema foram realizadas as validações nos Colegiados e SACE, bem como adaptações necessárias para chegar a versão final.
Inicialmente realizou-se um acompanhamento e avaliação do processo de trabalho diário realizado no período de ensalamento da SACE e nas Unidades Acadêmicas.
Durante a etapa de planejamento foi realizado um aprofundamento das necessidades da SACE durante o processo de ensalamento e as telas iniciais elaboradas no sistema Cobalto pelo TI.
A execução foi dividida em etapas, de forma a permitir a identificação de possíveis problemas durante o uso do sistema, permitindo que os mesmos fossem resolvidos até a total implantação.
A primeira etapa foi a escolha de um curso de graduação do Campus Anglo (sede administrativa), devido à proximidade com nossa localização para facilidade de comunicação, foram os curso de graduação em Engenharia da Computação e Ciência da Computação, onde Coordenadora realizou a utilização do sistema para inserção das informações do ensalamento e em paralelo o envio das planilhas e formulários já utilizados como padrão durante anos pela SACE. Durante este teste foi possível detectar várias modificações necessárias para adequação do sistema às necessidades dos cursos. Assim, no semestre subsequente, o sistema foi utilizado por todos os cursos de graduação da Unidade Centro de Desenvolvimento e Tecnologia - CDTec.
Ao longo de todo o processo, a Coordenadora da Pró-reitoria de Ensino foi consultada e foi informando a SACE sobre o formato das disciplinas, as necessidades das turmas mistas, entre outras situações que o sistema deveria atender para o melhor funcionamento do sistema para a instituição.
Em seguida, o sistema foi expandido para todas as unidades do Campus Anglo, as quais receberam kits de salas para sua organização interna e registro da alocação de suas turmas nas salas no sistema dentro dos kits pertencentes à Unidade. Dessa experiência, o processo foi aprimorado, expandido às unidades que utilizam os dois aulários de salas compartilhadas no Campus Capão do Leão, e, atualmente, recebe as contribuições para a expansão até o Campus II, com suas salas, também, compartilhadas.
Para facilitar a comunicação, todas as unidades receberam um material de apoio para o ensalamento via sistema, além da disponibilidade constante do contato com as servidoras da SACE, para sanar dúvidas e resolver possíveis incompatibilidades com o sistema. Além disso, ao menos um dos responsáveis pelo ensalamento de cada unidade foi contatado diretamente, para identificar possíveis barreiras a serem superadas.

Redução nos erros e de conflitos no ensalamento;
Redução de comunicação necessária entre SACE e unidades acadêmicas no planejamento do semestre;
Maior agilidade na gestão do espaço físico compartilhado, mais especificamente salas de aula e auditórios, eliminando a necessidade de montagem e atualização de planilhas e de agendas;
Possibilidade de elaboração de relatórios sobre a ocupação de salas de um dado prédio;
Automatização de busca por sala disponível com filtros como data , hora e capacidade;

Conforme a expansão do sistema e o seu devido monitoramento, o mesmo está sendo ampliado para as salas de aula dos prédios das utilizadas exclusivamente Unidades Acadêmicas.
Assim torna-se possível reunir todas as informações sobre as sala de aula dentro do sistema institucional, sendo que as alterações de locais de aula ocorrem em tempo real e de forma acessível a todos os servidores e alunos.